Gestion des documents
Ph Leroy
2019-03-27
Gestion électronique des documents
Raphia permet à un utilisateur administrateur d'enregistrer des documents sur un serveur, de les consulter et aussi de les partager.
Ce document présente comment ces documents sont organisés et les opérations qui peuvent leurs être appliquées.
Organisation générale
Document
Un utilisateur qui dépose des documents sur un site raphia en devient le propriétaire (ou l'auteur), seul celui-ci peut les détruire ou les déplacer.
Les documents peuvent être des documents de texte ( .doc, .odt, .pdf, ...), des images (.png, .jpg, ..) des vidéos (.mp4,...), des musiques (.ogg), bref tout document qui peut être transmis sous forme de fichiers.
Sur un site Raphia tout document est identifié par une clé aléatoire de 8 caractères pris parmi les chiffres, les lettres majuscules, minuscules, arobase et souligné; cette clé caractérise un seul document, elle permet de retrouver ce document sur le serveur.
Si un document est copié, la copie du document aura un identifiant différent de celui du document copié.
Connaître l'identifiant d'un document suffit pour pouvoir consulter ce document, toute la sécurité de vos données réside sur le fait qu'un voleur mettra très très longtemps (prés de 9 millions d'années) pour essayer tous les identifiants possibles ( 2,814749767×10¹⁴ possibilités) en essayant une combinaison toutes les secondes.
Répertoire
L'utilisateur range ses documents dans des répertoires, ces répertoires étant eux-même rangés dans des répertoires.
A la base chaque administrateur dispose d'un répertoire qui lui est spécifique sa racine, ce répertoire a pour nom l'identifiant de l'administrateur.
Chemin
Un administrateur va ranger chaque document dans une hiérarchie de répertoire qui commence à partir de son répertoire spécifique. Ce rangement est caractérisé par la suite de répertoire séparé par des barres obliques.
/Moi/Documents/Factures/
Mon espace
Sous l'entrée de menu Mon espace chaque administrateur a accés à ses données propres.
| Entrée | Description |
|---|---|
| Compte | Affichage et mise à jour des paramètres de son compte |
| Abonnements | Gestion des abonnements aux différents groupes de diffusion |
| Documents | Gestion et navigation dans les répertoires et documents propres |
| Images | Même chose mais en se limitant aux seules images |
| Pages | Une page est un document léger utilisant la mise en forme text2tag pour un affichage rapide. Le document que vous lisez présentement, est une page. |
| Contacts | Annuaire des inscrits visibles dans un des groupes dont vous êtes membre |
Les vues Documents et Images montrent la même hiérarchie de répertoire, la vue Documents montre tous les documents et la vue Images montre seulement les images. La vue Documents présentent des commandes applicables à tous les documents alors que la vue Images se limite à des commandes propres aux images ( réorientation, redimensionnement, ..).
On peut passer d'une vue à l'autre par les entrées des menus répertoires ou images.
Vue Documents
La vue Documents montre tous les documents visibles dans un répertoire. Les documents visibles sont les documents vous appartenant ou les documents actifs qui ont été publiés dans un répertoire d'un groupe de diffusion auquel vous êtes effectivement abonné.
Elle affiche dans le bandeau supérieur le chemin du répertoire courant préfixé par Doc, par exemple Doc/Moi/Documents/Factures; en cliquant sur un des niveaux quelconques de ce chemin, on remonte vers le répertoire correspondant.
Sous ce bandeau est affiché tous les répertoires inclus dans le répertoire courant; en cliquant sur l'un d'entre eux on change de répertoire.
Si on affiche le répertoire racine Doc/Moi/, on affiche en plus les répertoires accessibles aux groupes où vous êtes abonnés. Deux répertoires de groupes particuliers existent Public et General.
| Répertoires | Contenu |
|---|---|
| Public | Tous les documents et répertoires visibles par tout visiteur du site |
| General | Tous les documents et répertoires visibles par tout inscrit du site |
| Un_groupe | Tous les documents et répertoire visibles par tout abonné à ce groupe Un_groupe |
Si vous êtes inscrits et abonné à plusieurs groupes, vous aurez autant de répertoires accessibles; pour marquer la différence le répertoire public est affiché en gras et tous autres répertoires d'abonnés sont affichés en italique après Public.
Après la liste des répertoires est affiché la liste des documents présents dans le répertoire actuel; pour chaque document on dispose d'un coche de sélection à gauche, d'une prévisualisation si disponible et des caractéristiques du document.
La coche de sélection permet d'indiquer quels sont les documents auxquels seront appliqués la prochaine commande.
Quand le nombre de documents présents dans le répertoire actuel est supérieur au nombre de lignes par page ( cf. Compte), une barre de navigation permet de passer d'une page à l'autre.
Actions
La barre de chemin actuel présente à droite un bouton Répertoires... qui affiche la liste des commandes applicables au répertoire actuel.
| Commande | Description |
|---|---|
| Créer un répertoire | Permet de créer un sous-répertoire dans le répertoire courant |
| Partager | Permet de rendre accessible ce répertoire aux membres d'un groupe donné, on précise Nom_du_groupe:/chemin |
| Couper, Copier et Coller | Avec ces trois commandes classiques on peut déplacer le répertoire courant dans un autre répertoire |
| Supprimer | Permet de supprimer le répertoire courant s'il est vide, sinon on vous indiquer l'anomalie et on vous propose une nouvelle commande dans ce menu pour forcer la destruction de ce répertoire et de tout ce qu'il contient |
| Supprimer tout quand même | Commande n'apparaissant qu’après une tentative de suppression d'un répertoire non vide; ATTENTION toutes les documents seront perdus. |
| Renommer | Permet de renommer le répertoire courant; mais on ne peut pas renommer le répertoire racine. |
| Charger des documents | Permet de charger de nouveaux documents issu de votre ordinateur dans ce répertoire, le chargement peut durer longtemps et il existe une limitation en taille (typiquement 5Mo) qui n'apparait qu'à la fin du téléchargement. |
| Diaporama | Permet de visualiser les images du répertoire courant en plein écran, des saisies clavier ( fléches) ou des clics sur des boutons surgissants ou des balayages sur l'écran (swipe) permettent de naviguer entre les différentes images. La sortie s'effectue sur la saisie du caractère d’échappement ou un balayage vers le haut. |
| Que les images | Permet de quitter la vue Document et de passer à la vue Image |
| Les partages | Permet de visualiser les partages actifs sur le répertoire courant (cf.Partage) |
| La corbeille | La corbeille est un pseudo répertoire qui contient tous les documents que vous avez détruits, un document peut être restauré après sélection |
Au début de la liste des documents présents dans le répertoire courant, vous disposez d'un bouton Documents.. qui affiche la liste des commandes applicables aux documents actuellement sélectionnés.
| Commande | Description |
|---|---|
| Couper, Copier et Coller | Avec ces trois commandes classiques on peut déplacer les documents du répertoire actuel vers un autre répertoire |
| Supprimer | Vous pouvez supprimer les documents sélectionnés, ils sont copiés dans la Corbeille et ne seront effectivement détruits que si vous les Détruisez dans la corbeille ou Vider la corbeille. |
| Publier | Permet de rendre accessible les documents sélectionnés aux membres d'un groupe donné, on précise Nom_du_groupe:/chemin |
| Modifier | Permet de faire apparaître un petit tableau de paramétrage |
| Modifier - Actif | Permet de rendre actif un document, c'est à dire visible de tous les abonnés de son groupe de partage ou de le cacher instantanément |
| Modifier - Liste des clés | En précisant les clés de recherche spécifiques dess documents sélectionnés, vous les rendez atteignables par une recherche précisant un de ces mots clés. Attention La réindexation est une opération globale qui doit être demandée à l'administrateur système. |
| Modifier - Vignette à afficher dans l'aperçu | Pour certains documents Raphia n'est pas capable de générer un aperçu à afficher dans la liste d'un répertoire, vous préciser dans ce champ la chemin d’accès à l'image particulière que vous aurez précédemment téléchargée. |
| Télécharger | Permet à un utilisateur de charger les documents sélectionnés sur son ordinateur. |
Vue Images
La vue Images montre toutes les images visibles dans un répertoire.
Elle affiche dans le bandeau supérieur le chemin du répertoire courant préfixé par Image, par exemple Image/Moi/Images/; en cliquant sur un des niveaux quelconques de ce chemin, on remonte vers le répertoire correspondant toujours dans le mode Image.
L'affichage des répertoires est le même que celui du mode Document.
Après la liste des répertoires est affiché la liste des images présentes dans le répertoire actuel; pour chaque document on dispose d'un coche de sélection à gauche, d'une prévisualisation et des caractéristiques du document. Une image est en fait un document dont le type MIME commence par "image/".
La coche de sélection permet d'indiquer quels sont les documents auxquels seront appliqués la prochaine commande.
Actions
La barre de chemin actuel présente à droite un bouton Répertoire... qui affiche la liste des commandes applicables au répertoire actuel.
| Commande | Description |
|---|---|
| Charger des images | Permet de charger de nouvelles images issues de votre ordinateur dans ce répertoire, l'opération est identique au chargement de document. Une vignette (petite vue affiché dans les répertoires) de l'image est générée. |
| Diaporama | Permet de visualiser les images du répertoire courant en plein écran, des saisies clavier ( fléches) ou des clics sur des boutons surgissants ou des balayages sur l'écran (swipe) permettent de naviguer entre les différentes images. La sortie s'effectue sur la saisie du caractère d’échappement ou un balayage vers le haut. |
| Documents | Permet de quitter la vue Image et de revenir à la vue Document |
Au début de la liste des images présentes dans le répertoire courant, vous disposez d'un bouton Images.. qui affiche la liste des commandes spécifiques aux images actuellement sélectionnées.
| Commande | Description |
|---|---|
| Couper, Copier et Coller | Avec ces trois commandes classiques on peut déplacer les images du répertoire actuel vers un autre répertoire |
| Supprimer | Vous pouvez supprimer les images sélectionnées, elles sont copiées dans la Corbeille et ne seront effectivement détruites que si vous les Détruisez dans la corbeille ou Vider la corbeille. |
| Tourner à gauche | Permet de tourner l'image d'un quart de tour dans le sens trigonométrique après sauvegarde de la version courante |
| Tourner à droite | Même chose mais dans le sens des aiguilles d'une montre |
| Retourner | Permet de tourner l'image d'un demi-tour après sauvegarde de la version courante . |
| Réduire | Permet de préciser la nouvelle largeur à appliquer à une image, la réduction applique le même ratio de réduction en largeur et hauteur. L'image est sauvegardée avant l'application de la commande |
| Défaire | Permet de retrouver l'image dans son état antérieur à une des quatre opérations précédente. Les copies de sauvegardes ne sont effectivement détruites que si vous demandez à vider la corbeillle. |
| Télécharger | Permet à un utilisateur de charger les images sélectionnées sur son ordinateur. |
Attention Les opérations modifiant le contenu des images sont susceptibles de les dégrader; pour pallier à cela Raphia effectue une sauvegarde du fichier d'image dans un répertoire particulier. Il est donc conseillé de vérifier la qualité de l'image après transformation en l'affichant en grand et en demandant un ré-affichage pour être certain d'avoir la dernière version (sinon votre navigateur affiche la version précédemment enregistrée dans son cache). Dans le cas où cela se produit vous pouvez reprendre la version sauvée en utilisant la commande Images.../Défaire.